Skip to main content

Unit Pembayaran Pembekal & Pelbagai FAQ

Adakah dibenarkan pembayaran dilakukan sekiranya Syarikat yang mengeluarkan invois berbeza daripada Syarikat yang telah disyor/dilantik/dinyatakan di Pesanan Tempatan/Inden Kerja/Contract Award?

Tidak dibenarkan. Pengeluaran Pesanan Tempatan/Inden Kerja/Contract Award kepada sesebuah Pembekal hendaklah dikemukakan tuntutan invois oleh Pembekal yang sama bagi proses bayaran dapat dilakukan

Adakah pihak Syarikat perlu memaklumkan kepada UTHM sekiranya nombor akaun bank Syarikat berbeza daripada yang asal semasa Pendaftaran Syarikat di Unit Perolehan, Pejabat Bendahari.

Ya, pihak Syarikat diharap dapat memaklumkan kepada Pemohon (Staf UTHM) atau kewangan di PTJ sebelum mereka memaklumkan kepada Unit Perolehan Pejabat Bendahari sebelum proses pembayaran dilaksanakan

Saya Fazril bin Ahmad (Bukan Nama Sebenar) dari sebuah PTJ di UTHM. Saya ingin bertanya mengenai dokumen yang diperlukan (tidak mencukupi) untuk pembayaran bagi pakej perkhidmatan mengadakan simposium melalui pesanan tempatan (Rundingan Terus – Pekeliling Bendahari Bil. 1/2020 Bab 6) dimana pesanan tempatan telah diberikan bersama kelulusan aktiviti dan peruntukan daripada Pihak Berkuasa Melulus (PBM) kertas kerja juga telah dilampirkan. Mohon Penjelasan mengenai pemulangan bayaran berikutan dokumen tidak mencukupi.

Dokumen dikembalikan adalah disebabkan tiada kelulusan rundingan terus bagi pelantikan pembekal daripada Jawatankuasa yang diberi kuasa / Ketua PTJ (mengikut kuasa melulus yang meluluskan seperti dalam kaedah Rundingan Terus – Pekeliling Bendahari Bil. 1/2020 Bab 6, Para 3.2, Sub 3.2.4). Untuk makluman pembayaran dibawah rundingan terus perlu melampirkan kelulusan daripada yang Pihak Berkuasa Melulus oleh Universiti. Turut diingatkan kelulusan aktiviti dan kelulusan peruntukan yang diperolehi daripada PBM adalah bagi meluluskan pelaksanaan aktiviti dan penggunaan peruntukan. Kelulusan perolehan adalah berbeza dengan kelulusan kelulusan aktiviti dan kelulusan peruntukan walaupun yang meluluskan adalah individu yang sama. 

Adakah PTJ perlu melampirkan Borang Prestasi Pembekal bagi penghantaran dokumen pembayaran ke Pejabat Bendahari?

Borang Prestasi Pembekal perlu dilampirkan bagi perolehan melebihi RM500 semasa penghantaran dokumen pembayaran ke Pejabat Bendahari

Berapakah nilai perolehan yang memerlukan Dokumen Pesanan Tempatan dikeluarkan?

Pesanan Tempatan perlu dikeluarkan sebelum bekalan/perkhidmatan dilaksanakan. Nilai perolehan adalah bagi perolehan melebihi RM 500.

Saya Siti Afiqah binti Osman (Bukan Nama Sebenar) dari sebuah PTJ di UTHM. PTJ saya telah diarahkan pada hari semalam untuk meraikan orang-orang kenamaan daripada pihak Kementerian bagi mengadakan satu mesyuarat khas yang akan diadakan di UTHM. Nilai perolehan yang dilakukan adalah berjumlah RM 1,000.00, dan pihak kami telah lewat sehari dalam mengeluarkan Pesanan Tempatan. Adakah saya selaku pemohon telah melanggar prosedur perolehan kerana tidak mengeluarkan pesanan tempatan sebelum perolehan dilaksanakan.

Perolehan yang dilakukan adalah merujuk kepada majlis/acara rasmi/keraian rasmi berdasarkan kaedah Rundingan Terus – Pekeliling Bendahari Bil. 1/2020 Bab 6, Para 8.0. Pekeliling tersebut menyatakan bahawa Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas perkhidmatan diterima, tertakluk hanya kepada perolehan berikut:

a. perolehan perkhidmatan pengendalian kursus dan latihan (rujuk Pekeliling Bendahari Bil. 1/2020 Bab 6, Para 3.0),

b. perolehan bagi penganjuran majlis/acara rasmi, keraian rasmi, mesyuarat dalaman dan aktiviti pelajar (rujuk Pekeliling Bendahari Bil. 1/2020 Bab 6, Para 8.0).

Selain daripada perolehan yang dinyatakan di atas (a & b), Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan. Justeru itu, merujuk kepada soalan di atas, pihak puan dibenarkan mengeluarkan Pesanan Tempatan selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas perkhidmatan diterima.

Adakah PTJ saya dibenarkan membuat perolehan jamuan makan tengahari bagi mesyuarat dalaman PTJ bagi jumlah seramai 4 orang?

Tidak dibenarkan.

Mengikut Pekeliling Bendahari Bil. 2/2008 (Para 3.2), jamuan makan tengahari hanyalah dibenarkan untuk perkara berikut:

  1. Dibenarkan bagi mesyuarat Lembaga Pengarah, Senat dan semua mesyuarat jawatankuasa-jawatankuasa yang dinyatakan di dalam Statut atau Perlembagaan Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.
  2. Bagi meraikan jemputan luar (orangorang kenamaan atau rombongan rasmi baik daripada luar negara ataupun dalam negeri)
  3. Kursus / bengkel / seminar / persidangan anjuran PTj untuk staf universiti tertakluk kepada kadar jamuan staf universiti dengan syarat kursus diadakan sepanjang hari iaitu dari jam 8.00 pagi hingga 5.00 petang.
  4. Kursus / bengkel / seminar / persidangan anjuran PTJ yang melibatkan peserta luar dan dikenakan yuran penyertaan, layak menggunakan kadar jemputan luar.

Selain itu, mengikut Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2/2014 (Para 3.0), korum bagi mesyuarat yang dibenarkan untuk penyediaan jamuan hendaklah melebihi lima (5) orang.

Adakah dibenarkan pembayaran dilakukan sekiranya amaun Invois tidak sama dengan amaun di Pesanan Tempatan, walaupun terdapat pengurangan bekalan yang dihantar?

Tidak dibenarkan. Amaun Invois hendaklah sama dengan amaun Pesanan Tempatan yang telah dikeluarkan.

  1. Sekiranya, terdapat pengurangan bekalan / perkhidmatan yang dihantar / dilaksanakan, pihak syarikat perlu mengeluarkan dan melampirkan Nota Kredit tanpa menolak amaun Invois.
  2. Sekiranya, terdapat penambahan bekalan / perkhidmatan yang dihantar / dilaksanakan, pihak syarikat perlu mengeluarkan dan melampirkan Nota Debit tanpa perlu menambah amaun Invois.
Bagaimanakan kaedah Pembayaran / Pengurusan Pembelian Tiket Kapal Terbang Universiti?

Boleh rujuk Pekeliling Perbendaharaan WP 2.5 (Para 4) “Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi”

  1. Kad Kredit Korporat (KKK):

Pegawai yang telah diberi penetapan kuasa dan tugas secara bertulis oleh Pegawai Pengawal untuk membeli tiket secara dalam talian (online) daripada syarikat penerbangan atau syarikat/agensi pelancongan menggunakan kad pembayaran (KKK) yang dikeluarkan kepada Universiti.

  1. Pesanan Kerajaan (LO):
  2. Pembelian tiket bagi Syarikat Penerbangan Negara dan Syarikat Penerbangan Antarabangsa yang dibuat melalui LO hendaklah dilaksanakan secara pembelian terus tanpa had nilai berdasarkan kadar kelayakan pegawai/anggota pentadbiran. Kajian pasaran hendaklah dibuat di antara tiga (3) agensi pengembaraan/pelancongan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
  3. Pembelian tiket penerbangan secara pakej hanya dibenarkan untuk kombinasi tempahan melibatkan tiket penerbangan udara, penginapan dan pengangkutan sahaja dan dilaksanakan melalui agensi pengembaraan/pelancongan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan serta boleh dibuat dalam satu LO yang sama.

 

 

  1. Pembelian sendiri oleh pegawai:

Pegawai sendiri membeli tiket daripada syarikat penerbangan atau syarikat/agensi pelancongan berkenaan secara dalam talian (online), melalui kaunter, atau medium elektronik lain yang dibenarkan. Pegawai hendaklah mengemukakan tuntutan bayaran balik beserta dokumen sokongan yang lengkap kepada PTJ untuk tujuan bayaran balik.

Penggunaan Agensi Pengembaraan/Pelancongan

Semua agensi Kerajaan hendaklah membuat penempahan tiket kapal terbang hanya dengan syarikat agensi pengembaraan/pelancongan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan. Pelantikan agensi pengembaraan hendaklah berdasarkan peraturan perolehan yang berkuat kuasa. Senarai agensi pengembaraan/ pelancongan boleh dirujuk di laman web ePerolehan.

Pelantikan agensi pengembaraan/pelancongan Bumiputera yang berdaftar hendaklah dibuat secara penggiliran.

Bagaimanakah kaedah penyediaan kemudahan secara pakej dan Pesanan Tempatan (LO) bagi staf Universiti yang bertugas rasmi atau berkursus?

Rujuk Pekeliling Perbendaharaan WP 1.11 “Penurunan Kuasa Kepada Pegawai Pengawal Untuk Meluluskan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej Bagi Penganjuran Program Rasmi Jabatan Atau Semasa Pegawai Bertugas Rasmi/Berkursus Dalam Negara”

  1. Semasa Universiti menganjurkan program rasmi seperti persidangan, konvensyen, seminar, bengkel, mesyuarat atau kursus di luar pejabat; dan
  2. Apabila pegawai bertugas rasmi/berkursus:
  3. a) jika bertugas/berkursus secara berseorangan hendaklah perlu menginap di luar ibu pejabat tidak kurang daripada lima (5) malam berturut-turut. Walau bagaimanapun, peraturan ini dikecualikan sekiranya penganjur mengenakan syarat penggunaan LO; atau
  4. b) jika berkumpulan, jumlah pegawai yang perlu bermalam hendaklah sekurang-kurangnya dua (2) orang;
  5. Penyediaan kemudahan yang dibenarkan melalui penggunaan PT adalah bagi kemudahan:
  6. a) penginapan;
  7. b) makan/minum; atau
  8. c) pakej kedua-duanya;