BEN-SPK(02/2003)D

 

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

PEJABAT BENDAHARI

________________________________________________________________

 

KUiTTHO.PB/10.12/14( 11)���������������������������������������������������

5 Februari 2003

 

 

SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 /2003

 

 

Semua Pengurus Bahagian

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

Parit Raja, Batu Pahat

 

Assalamualaikum

 

Y. Bhg. Dato�/Prof/Tuan/Puan,

 

Tatacara Tambahan Pengurusan Perolehan Universiti

 

1.0     Tujuan

 

1.1     Tujuan Pekeliling ini adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai tatacara tambahan pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja.

 

1.2     Strategi perancangan perolehan yang rapi adalah menjadi tanggungjawab utama Pengurus Bahagian bagi memastikan peruntukan dapat dibelanjakan dengan baik dan berkesan (cost effective).

 

1.3     Dalam melaksanakan perolehan di Pusat Tanggungjawab (PTJ), proses perolehan yang kurang difahami tidak dirujuk kepada Pejabat Bendahari untuk mendapatkan penjelasan. Kesannya semasa pembayaran dibuat, terdapat ketidakpatuhan daripada prosedur yang telah ditetapkan.

 

1.4     Pihak PTJ diminta mengambil maklum dan memberi perhatian kepada perkara di para 2.0 hingga 11.0 dalam surat pekeliling ini.

 

 

2.0     Penyediaan LaporanPerolehan Tahun 2003

 

 

2.1     Mulai tahun 2003, pihak Kementerian Pendidikan menetapkan bahawa peruntukan mengurus akan dimasukkan ke akaun Universiti setiap suku tahun berdasarkan prestasi perbelanjaan keseluruhan Universiti.

 

2.2     Semuaperuntukan mengurus tahun 2003 telah diagihkan kepada PTJ dan pihak PTJ telah mengemukakan perincian peruntukan.

 

2.3     Sehubungan dengan itu, bagi memastikan perlaksanaan perolehan benar-benar dipantau oleh Pengurus Bahagian dan di peringkat Pusat oleh Pejabat Bendahari, semua PTJ diminta mengemukakan LaporanPerolehan bagi setiap 3 bulan (suku tahun) seperti dilampiran A.

 

2.4     Laporan Perolehan yang telah lengkap perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari dalam bentuk �hardcopy� dan �softcopy� (data dalam bentuk Ms-Excel).

 

 

3.0     Penghantaran Dokumen Perolehan Ke Pejabat Bendahari

 

3.1     Pihak PTJ diminta mengemukakan dokumen sebelum sebutharga dikeluarkan seperti berikut:-

 

3.1.1       Satu salinan naskah sebutharga,

 

3.1.2       Borang Anggaran Peruntukan(BEN/UP/001). Bagi nilai perolehan yang melebihi RM100,000.00, kelulusan Bendahari perlu diperolehi.

 

3.1.3       Borang Kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri Malaysia (MITI) jika barangan tersebut merupakan dari luar negeri.

 

3.2      Pengurus Bahagian diminta memastikan bahawa perkara-perkara berikut perlu diambilkira sebelum sesuatu perolehan secara sebutharga dikeluarkan iaitu:-

 

3.2.1���� Kod bidang Kementerian Kewangan adalah yang berkaitan

 

3.2.2���� Tempoh minimum pelawaan sebutharga adalah 14 hari.

 

3.2.3���� Kajian pasaran mengenai harga, lokasi negara pembuat, keperluan PTJ, ruang penempatan dan keperluan latihan di dalam atau luar negeri.

 

3.2.4       Sekiranya terdapat penempatan barangan tersebut memerlukan kerja-kerja ubahsuai, permohonan kerja-kerja ubahsuai dari PTJ hendaklah melalui Pengurus Bahagian dan dimajukan kepada Pengarah Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina.

 

3.2.5       Sekiranya terdapat penempatan dan penggunaan barangan tersebut melibatkan kerja-kerja rangkaian, permohonan kerja-kerja rangkaian hendaklah melalui Pengurus Bahagian dan dimajukan kepada Pengarah Pusat Teknologi Maklumat.

 

 

 

 

 

4.0     Penyediaan Pesanan Tempatan oleh PTJ

 

4.1     Semasa penyediaan pesanan rasmi, pengurus bahagian perlu memastikan maklumat tarikh penyerahan bekalan/perkhidmatan/kerja adalah berdasarkan tawaran sebutharga pembekal.

 

4.2     PTJ perlu memantau dan memastikan bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan mengikut tempoh yang telah ditetapkan.

 

 

5.0      Pembatalan Terhadap Pesanan Tempatan Tahun 2002 dan Sebelumnya(Perbelanjaan Mengurus)

 

5.1     Jika terdapat pesanan tempatan 2002 dan sebelumnya dimana pihak Syarikat gagal membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut tarikh yang ditetapkan dalam Pesanan Tempatan, PTJ perlu menghubungi pembekal untuk memastikan status bekalan dan bersetuju atau tidak bersetuju untuk tempoh perlanjutan bekalan. Pejabat Bendahari hendaklah dimaklumkan mengenai tempoh perlanjutan yang telah dipersetujui atau memohon supaya Pesanan Tempatan berkenaan dibatalkan.

 

5.2     Pejabat Bendahari akan membatalkan terus Pesanan Tempatan berkenaan jika tidak mendapat apa-apa maklumat daripada PTJ dalam masa 30 hari dari tarikh akhir bekalan yangditetapkan.

 

 

6.0       Kuasa Menyenarai Hitam Pembekal/Kontraktor

 

6.1     Kuasa meluluskan permohonan menyenarai hitam pembekal/kontraktor bagi nilai perolehan kurang RM200,000.00 terletak kepada Jawatankuasa Sebutharga Universiti dan nilai perolehan melebihi RM200,000.00 kepada Jawatankuasa Perolehan Universiti.

 

6.2     PTJ hendaklah mengemukakan permohonan dengan maklumat seperti berikut:-

 

6.2.1       Nombor Pesanan Tempatan.

6.2.2       Nama Syarikat/Pembekal.

6.2.3       Nombor Vot.

6.2.4       Jumlah Harga Barang.

6.2.5       Tarikh bekalan/perkhidmatan/kerja yang ditetapkan.

6.2.6       Tarikh Peralatan/Perkhidmatan Diterima.

6.2.7       Justifikasi menyenarai hitam pembekal/kontraktor.

 

 

7.0       Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

 

7.1     Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk membuka, merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang dikemukakan oleh penyebutharga.

 

7.2     Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama, semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga, dan menyenaraikan jumlah sebutharga di dalam Borang Jadual Buka Sebutharga (BEN/UP/008).

 

7.3     Borang jadual ini hendaklah bertulisan tangan dengan jelas dan ruangan catatan pada jadual buka sebutharga hendaklah merangkumi perkara berkaitan pendaftaran syarikat dan tarikh penghantaran sebutharga.

 

7.4     Sebutharga yang dihantar melalui mesin fax tidak boleh diterima, walaupun diterima pada tarikh sebelum tutup sebutharga.

 

7.5     Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dibuat penilaian sebelum dihantar kepada Jawatankuasa Sebutharga PTJ untuk tindakan selanjutnya dengan menggunakan Borang Penyerahan Sebutharga (BEN/UP/011).

 

7.6     Semua jadual buka sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan kadar segera dan dipadamkan maklumat nama syarikat dan disalinkan kepada Pejabat Bendahari.

 

 

8.0       Penggunaan Borang Baru Berkaitan Perolehan

 

8.1       PTJ di minta menggunakan borang baru yang telah dikemaskini bagi menggantikan borang yang lama.

 

8.2     Maklumat lanjut format borang baru adalah seperti dilampiran B.

 

 

9.0       Perolehan Penyewaan Bas

 

9.1       Dimaklumkan bahawa perolehan penyewaan bas adalah menggunakan peruntukan pusat (vot 24000).

 

9.2       Pihak PTJ perlu mengemukakan dokumen sokongan ke Unit Perolehan 3 hari sebelum tarikh perkhidmatan digunakan seperti berikut:-

 

a)     Surat Pengesahan daripada Unit Kenderaan, Pejabat

Pembangunan & Pengurusan Hartabina.

b)     Borang Pemohonan Pembelian.

c)     Sebutharga pembekal.

d)     Kertas Kerja bengkel/lawatan yang diluluskan.

 

 

10.0    Perolehan Perabot

 

10.1    Semua perolehan perabut perlu mendapat kelulusan Pengarah Pembangunan & Pengurusan Hartabina sebelum membuat pembelian.

 

 

11.0    Pendaftaran Kod Pelanggan

 

11.1    Semasa pembayaran dibuat, pihak PTJ perlu memastikan bahawa bayaran untuk individu, syarikat, organisasi telah diujudkan kod pelanggan di dalam Sistem Maklumat Kewangan (SKEW).

 

11.2    Bagi tujuan ini, penyemakan ini boleh dibuat di Unit Perolehan, Pejabat Bendahari di talian 4536119.

 

Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.

 

 

Kerjasama dan perhatian Y. Bhg. Dato�/Prof/Tuan/Puan supaya dapat memanjangkan kepada pegawai PTJ yang berkenaan mengenai perkara ini didahului dengan ucapan terima kasih.

  

 

 

 

Sekian, terima kasih.

  

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

 

Yang benar

 

 

 

HJ. ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Pemangku Bendahari

(    4536007

 

s.k

-

Rektor

 

-

Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)

 

-

Timbalan Rektor (Akademik)

 

-

Ketua Audit Dalam