KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN
HUSSEIN ONN
PEJABAT BENDAHARI
________________________________________________________________
KUiTTHO.PB/10.12/14(
11 )
5 Februari 2003
SURAT PEKELILING
BENDAHARI BIL. 2 /2003
Semua Pengurus Bahagian
Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn
Parit
Raja, Batu Pahat
Assalamualaikum
Y. Bhg. Dato’/Prof/Tuan/Puan,
Tatacara Tambahan Pengurusan
Perolehan Universiti
1.0 Tujuan
1.1
Tujuan Pekeliling ini
adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai tatacara tambahan pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja.
1.2
Strategi perancangan perolehan
yang rapi adalah menjadi tanggungjawab utama Pengurus Bahagian bagi memastikan
peruntukan dapat dibelanjakan dengan baik dan berkesan
(cost effective).
1.3
Dalam melaksanakan perolehan
di Pusat Tanggungjawab (PTJ), proses perolehan yang kurang difahami tidak dirujuk kepada Pejabat Bendahari untuk mendapatkan penjelasan. Kesannya semasa pembayaran dibuat, terdapat ketidakpatuhan daripada prosedur yang telah ditetapkan.
1.4 Pihak PTJ diminta mengambil maklum dan memberi
perhatian kepada perkara di para
2.0 hingga 11.0 dalam surat pekeliling ini.
2.0 Penyediaan Laporan Perolehan Tahun 2003
2.1
Mulai tahun 2003, pihak Kementerian Pendidikan menetapkan bahawa peruntukan mengurus akan dimasukkan ke akaun Universiti
setiap suku tahun berdasarkan prestasi perbelanjaan keseluruhan Universiti.
2.2
Semua peruntukan
mengurus tahun 2003 telah diagihkan kepada PTJ dan pihak PTJ telah mengemukakan perincian peruntukan.
2.3
Sehubungan dengan itu,
bagi memastikan perlaksanaan perolehan benar-benar dipantau oleh Pengurus Bahagian
dan di peringkat
Pusat oleh Pejabat Bendahari, semua PTJ diminta mengemukakan Laporan Perolehan bagi setiap 3 bulan
(suku tahun) seperti dilampiran A.
2.4
Laporan Perolehan yang telah lengkap perlu
diserahkan ke Pejabat Bendahari dalam bentuk “hardcopy” dan “softcopy” (data dalam bentuk Ms-Excel).
3.0 Penghantaran
Dokumen Perolehan Ke Pejabat Bendahari
3.1
Pihak PTJ diminta mengemukakan
dokumen sebelum sebutharga dikeluarkan seperti berikut:-
3.1.1
Satu salinan naskah sebutharga,
3.1.2
Borang Anggaran Peruntukan(BEN/UP/001).
Bagi nilai perolehan yang melebihi
RM100,000.00, kelulusan Bendahari
perlu diperolehi.
3.1.3
Borang Kelulusan Kementerian
Perdagangan Antarabangsa
Dan Industri Malaysia (MITI) jika
barangan tersebut merupakan dari luar negeri.
3.2
Pengurus Bahagian diminta
memastikan bahawa perkara-perkara berikut perlu diambilkira sebelum sesuatu perolehan secara sebutharga dikeluarkan iaitu:-
3.2.1 Kod bidang Kementerian Kewangan adalah yang berkaitan
3.2.2 Tempoh minimum pelawaan sebutharga adalah 14 hari.
3.2.3 Kajian pasaran mengenai harga, lokasi negara pembuat, keperluan PTJ, ruang penempatan dan keperluan latihan di dalam atau luar negeri.
3.2.4
Sekiranya terdapat penempatan
barangan tersebut memerlukan kerja-kerja ubahsuai, permohonan kerja-kerja ubahsuai dari PTJ hendaklah melalui Pengurus Bahagian dan dimajukan
kepada Pengarah Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina.
3.2.5
Sekiranya terdapat penempatan
dan penggunaan barangan tersebut melibatkan kerja-kerja rangkaian, permohonan kerja-kerja rangkaian hendaklah melalui Pengurus Bahagian dan dimajukan kepada
Pengarah Pusat Teknologi Maklumat.
4.0 Penyediaan Pesanan
Tempatan oleh PTJ
4.1
Semasa penyediaan pesanan
rasmi, pengurus bahagian perlu memastikan maklumat tarikh penyerahan bekalan/perkhidmatan/kerja adalah
berdasarkan tawaran sebutharga pembekal.
4.2
PTJ
perlu memantau dan memastikan bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan
mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
5.0 Pembatalan Terhadap Pesanan Tempatan Tahun 2002 dan Sebelumnya (Perbelanjaan Mengurus)
5.1
Jika terdapat pesanan tempatan 2002 dan sebelumnya dimana pihak Syarikat gagal membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut
tarikh yang ditetapkan dalam Pesanan Tempatan,
PTJ perlu menghubungi pembekal untuk memastikan status bekalan dan bersetuju atau
tidak bersetuju untuk tempoh perlanjutan
bekalan. Pejabat Bendahari hendaklah dimaklumkan mengenai tempoh perlanjutan yang telah dipersetujui atau memohon supaya
Pesanan Tempatan berkenaan dibatalkan.
5.2
Pejabat Bendahari akan
membatalkan terus Pesanan Tempatan berkenaan jika tidak mendapat apa-apa maklumat daripada PTJ dalam masa 30 hari dari
tarikh akhir bekalan yang ditetapkan.
6.0 Kuasa Menyenarai Hitam Pembekal/Kontraktor
6.1
Kuasa meluluskan permohonan
menyenarai hitam pembekal/kontraktor bagi nilai perolehan kurang RM200,000.00 terletak kepada Jawatankuasa Sebutharga Universiti dan nilai perolehan
melebihi RM200,000.00 kepada
Jawatankuasa Perolehan Universiti.
6.2
PTJ
hendaklah mengemukakan permohonan dengan maklumat seperti berikut:-
6.2.1
Nombor Pesanan Tempatan.
6.2.2
Nama Syarikat/Pembekal.
6.2.3
Nombor Vot.
6.2.4
Jumlah Harga Barang.
6.2.5
Tarikh bekalan/perkhidmatan/kerja yang ditetapkan.
6.2.6
Tarikh Peralatan/Perkhidmatan Diterima.
6.2.7
Justifikasi menyenarai hitam
pembekal/kontraktor.
7.0 Tugas Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga
7.1
Jawatankuasa ini bertanggungjawab
untuk membuka, merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga
yang dikemukakan oleh penyebutharga.
7.2 Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas muka
surat pertama, semua muka
surat yang mengandungi jadual kadar harga, dan menyenaraikan jumlah sebutharga di dalam Borang
Jadual Buka Sebutharga (BEN/UP/008).
7.3
Borang jadual ini
hendaklah bertulisan tangan dengan jelas
dan ruangan catatan pada jadual
buka sebutharga hendaklah merangkumi perkara berkaitan pendaftaran syarikat dan tarikh penghantaran
sebutharga.
7.4
Sebutharga yang dihantar melalui
mesin fax tidak boleh diterima, walaupun diterima pada tarikh sebelum
tutup sebutharga.
7.5
Sebutharga yang telah dibuka
hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dibuat penilaian
sebelum dihantar kepada Jawatankuasa Sebutharga PTJ untuk tindakan selanjutnya dengan menggunakan Borang Penyerahan Sebutharga (BEN/UP/011).
7.6 Semua jadual buka sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan kadar segera dan
dipadamkan maklumat nama syarikat dan disalinkan kepada Pejabat Bendahari.
8.0 Penggunaan Borang Baru Berkaitan Perolehan
8.1
PTJ
di minta menggunakan borang baru yang telah dikemaskini bagi menggantikan borang yang lama.
8.2
Maklumat lanjut format borang
baru adalah seperti dilampiran B.
9.0 Perolehan Penyewaan Bas
9.1
Dimaklumkan bahawa perolehan
penyewaan bas adalah menggunakan peruntukan pusat (vot 24000).
9.2
Pihak PTJ perlu mengemukakan
dokumen sokongan ke Unit Perolehan 3 hari sebelum tarikh
perkhidmatan digunakan seperti berikut:-
a) Surat Pengesahan
daripada Unit Kenderaan, Pejabat
Pembangunan & Pengurusan
Hartabina.
b) Borang Pemohonan
Pembelian.
c) Sebutharga pembekal.
d) Kertas Kerja bengkel/lawatan yang diluluskan.
10.0 Perolehan Perabot
10.1 Semua perolehan
perabut perlu mendapat kelulusan Pengarah Pembangunan & Pengurusan Hartabina sebelum membuat pembelian.
11.0 Pendaftaran Kod Pelanggan
11.1
Semasa pembayaran dibuat,
pihak PTJ perlu memastikan bahawa bayaran untuk individu,
syarikat, organisasi telah diujudkan kod pelanggan di
dalam Sistem Maklumat Kewangan (SKEW).
11.2 Bagi tujuan ini, penyemakan ini boleh dibuat
di Unit Perolehan, Pejabat Bendahari di talian 4536119.
Surat Pekeliling
ini adalah berkuatkuasa serta merta.
Kerjasama dan perhatian Y. Bhg. Dato’/Prof/Tuan/Puan supaya dapat memanjangkan kepada pegawai PTJ yang berkenaan mengenai perkara ini didahului
dengan ucapan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK
NEGARA"
Yang benar
HJ. ABU BAKAR BIN
HUSSAIN
Pemangku Bendahari
( 4536007
|
s.k |
- |
Rektor |
|
|
- |
Timbalan Rektor
(Hal Ehwal Pelajar) |
|
|
- |
Timbalan Rektor
(Akademik) |
|
|
- |
Ketua Audit Dalam |