�
KOLEJ
UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN
KUiTTHO.(PB)10.12/03.Jld.2( 96 )��������������������������� Tarikh: 16 hb November 2001
Semua Pengurus Bahagian
Kolej Universiti Teknologi Tun
Hussein Onn
Y. Bhg. Prof./Saudara,
Dengan segala hormatnya saya
merujuk kepada perkara diatas.
Sukacita dimaklumkan bahawa penyediaan data harta bagi tahun 2001 adalah tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Harta(Harta Tetap/Inventori/Stok) Pusat Tanggongjawab (PTJ) yang daripada :-
a. Pengurus Bahagian (Pengerusi)
b. Sekurang-kurang 3
orang yang dilantik
Fungsi Jawatankuasa
Pengurusan Harta(Harta Tetap/Inventori/Stok) Tanggongjawab (PTJ) adalah seperti
dilampirkan.
Semua PTJ diminta memberi perhatian kepada perkara berikut
1.0
TANGGUNGJAWAB
PENGURUS BAHAGIAN / AJK PENGURUSAN
HARTA
1.1
Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan harta
supaya ianya berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik mengikut
peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan Bab 2-
Kehilangan & Hapuskira dan:pekeliling bendahari bil 7/2001(Penerangan
tatacara pengurusan harta tetap, inventori dan stok; Kolej Universiti Teknologi
Tun Hussein Onn), bil 8/2001(Penerangan tatacara pelupusan harta tetap,
inventori dan stok di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn), bil
9/2001(Penerangan tatacara menguruskan kehilangan di Kolej Universiti Teknologi
Tun Hussein Onn) dan bil 13/2001(Penerangan tatacara penerimaan hadiah / derma
di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn).
1.2
Memastikan harta awam diuruskan mengikut
peraturan-peraturan dan aspek-aspek pengurusan harta yang ditetapkan. Sebarang
perlanggaran peraturan atau kecuaian boleh di bawa kepada Jawatankuasa
Tatatertib untuk tindakan (surcharge).
1.3
Memastikan semua harta/ Inventori/ stok
diselenggarakan dengan baik.
1.4
Mengenalpasti kelemahan-kelemahan dan
masalah-masalah yang dihadapi oleh sistem pengurusan harta supaya berfungsi
secara berkesan.
1.5
Mengaturkan supaya semua harta/ inventori/
stock diperiksa dengan daftar-daftar dan rekod-rekod berkaitan dari masa ke
semasa tetapi tidak kurang daripada sekali dalam masa setahun.
1.6
Menentukan verifikasi harta, pemeriksaan
harta dan pengiraan stok tahunan dilakukan.
1.7
Memastikan bahawa proses keusangan harta awam
tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan hendaklah disegerakan
supaya tidak timbul masalah kesesakan diruang simpanan.
1.8
Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan
kenderaan-kenderaan kerajaan mengikut aturcara yang terkandung dalam Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 2/1980 supaya kenderaan-kenderaan kerajaan tidak
disalahgunakan.
2.0������ PELAN TINDAKAN
2.1
Semua PTJ diminta mengambil tindakan untuk mempastikan
bahawa kesemua Aset Tetap yang dibeli dan diperolehi dapat direkodkan serta
dilekatkan nombor pendaftarannya dan tanda HAK MILIK KUiTTHO.
3.0 ����� PERLAKSANAAN PELAN TINDAKAN
3.1
Menyemak senarai yang diterima dari Pej. Bendahari
dengan rekod Harta (KEW 312) di Fakulti/Bahagian samada wujud perbezaan atau
tidak.
3.2
Perbaiki Rekod Harta di PTJ� sekiranya tidak lengkap.
3.3
Sekiranya senarai yang diterima dari Pej. Bendahari
tidak lengkap maka buat pertambahan berdasarkan semakkan sebenar dilokasi.
3.4
Buat lawatan tapak bagi setiap lokasi dan lengkapkan
Senarai A (Harta Tetap yang dibeli selepas tahun 1993), Senarai B (Harta Tetap
yang dibeli sebelum tahun 1994) dan Senarai C (senarai semua inventori yang
wujud disesebuah lokasi). Contoh format senarai A, B & C seperti
dilampirkan.
3.5
Perlu dipastikan bahawa setiap harta (Harta Tetap dan
Inventori) yang wujud telah dimasukkan ke dalam salah satu daripada tiga
senarai (A, B dan C) di atas tanpa mengira fakulti/bahagian yang membuat
pembelian.
3.6
Bagi memudahkan kerja-kerja pemeriksaan, senarai Harta
Tetap Fakulti/Bahagian diasingkan mengikut tahun seperti berikut:-
a) Alatan dari vote mengurus, pembangunan, tabung, perundingan dan��� pusat kecemerlangan.
b) Perabot
dari vote mengurus, pembangunan, tabung, perundingan dan pusat kecemerlangan
c) Alatan
vote Penyelidikan (PPPB/ RMC UTM)
d) Perabot
vote Penyelidikan (PPPB/ RMC UTM)
e) Alatan
dan Perabot Didermakan
3.7
Keseluruhan Inventori disediakan dalam senarai
berasingan mengikut penjenisan Alatan, Perabot dan Perisian.
3.8
�Tandakan
setiap harta dengan sticker yang dibekalkan dan nyatakan juga� ia tergolong di Senarai A, B atau C.
3.9
Penentuan Kategori Harta Tetap dan Inventori� untuk keseluruhan harta adalah berdasar
Pekeliling Bendahari Bil. 7/2001(Penerangan tatacara pengurusan harta
tetap, inventori dan stok; Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn).
3.10
Kemaskini kesemua Senarai A, B dan C dengan maklumat
terkini yang lengkap dengan mempastikan bahawa setiap harta yang wujud di
Fakulti/Bahagian masing-masing telahpun dimasukkan ke dalam salah satu daripada
tiga senarai di atas.
3.11
Serahkan kesemua Senarai A, B dan C yang telah lengkap
ke Pejabat Bendahari dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy (data dalam bentuk
Ms-Excel).
3.12 Secara keseluruhan semua PTJ bertanggungjawab bagi :-
a) Mengemaskinikan
senarai harta bagi tahun 1994-2001 (mengambilkira senarai Induk yang dibekalkan
oleh Pej. Bendahari) dan mempastikan kewujudan KEW 312 bagi semua Harta Tetap.
b) Menyenaraikan
semula harta bagi tahun 1993 ke bawah (PBP & PLSP) dan mempastikan
kewujudan KEW 312 bagi setiap harta tetap berkenaan.
c) Menyediakan
senarai inventori dan rekod KEW 313 bagi semua inventori yang wujud di
fakulti/bahagian
4.0 ������PENENTUAN LOKASI HARTA DAN PTJ YANG
����������� BERTANGGUNGJAWAB
4.1 ������Setiap PTJ bertanggungjawab terhadap
harta/ inventori/ stok dilokasi��
����������� seperti berikut:-
|
Lokasi |
Tanggungjawab |
|
Dewan Kuliah & Bilik kuliah |
-Pej.Pengurusan� Akademik |
|
Dewan Gunasama Rumah Tamu/Kakitangan/Kantin/DewanSukan |
-Pej. Pembangunan & Pengurusan Hartabina |
|
Pejabat am Fakulti/ Makmal/Bengkel |
-Fakulti/Jabatan berkenaan |
|
Pej.MPM |
-Pejabat HEP |
|
Masjid� |
- Pejabat HEP/ Pusat Islam |
|
Kafeteria��������� |
- Pejabat HEP/ Pej.Desasiswa |
|
Pejabat Pentadbiran PTJ yang lain |
-PTJ�
Berkenaan |
�
Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa pada tarikh
ia diedarkan.
Sekian , terima kasih. Wassalam.
Yang Benar.
Pemangku Bendahari
Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn
Samb. 6007
s.k.������ Rektor
Timbalan Rektor (Hal Ehwal
Pelajar)
Timbalan Rektor (Akademik)
Pendaftar
Ketua Audit Dalam