KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

PEJABAT BENDAHARI

__________________________________________________________________

KUiTTHO.PB/10.12/04( 11 )

30 Ogos 2003

PEKELILING BENDAHARI BIL.4/2003

Semua Pengurus Bahagian

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

Parit Raja, Batu Pahat

Assalamualaikum

Y.Bhg. Dato’/Prof./Tuan/Puan,

PENUBUHAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN PERINGKAT UNIVERSITI DAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

Tujuan Pekeliling ini adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun di peringkat Universiti dan Pusat Tanggungjawab.

Jawatankuasa Eksekutif Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn telah meluluskan perlakasanaan Pekeliling ini seperti berikut:-

1.0 Tujuan

1.1 Tujuan Pekeliling ini adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai keperluan menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun di peringkat Universiti dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) sebagai langkah untuk meningkatkan pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensi Kerajaan dan bagi memenuhi keperluan dan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Pengurusan Kerajaan Bil 1/95. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 2/1996 menggariskan cara penubuhan Jawatankuasa tersebut serta bidang tugasnya.

1.2 Jawatankuasa Eksekutif Universiti telah memutuskan supaya fungsi Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun peringkat PTJ diterapkan didalam Jawatankuasa Pengurusan Peringkat PTJ sedia ada. Oleh itu, PTJ tidak perlu menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun secara berasingan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Ketua Audit Negara telah membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan dan akaun dalam laporannya tiap-tiap tahun. Kelemahan-kelemahan ini timbul kerana Arahan Perbendaharaan dan lain-lain peraturan yang terkandung dalam Akta Prosedur Kewangan 1957, Pekeliling-pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan tidak dipatuhi sepenuhnya.

2.2 Isu-isu mengenai pengurusan kewangan dan akaun yang kerap dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara boleh dikategorikan seperti berikut:-

2.2.1 Pengurusan Perbelanjaan dimana kelemahan dalam pengurusan perbelanjaan mengurus dan pembangunan menyebabkan perbelanjaan melebihi peruntukan, perbelanjaan kurang daripada peruntukan, peruntukan tidak dibelanjakan langsung. Pindah peruntukan dan tambahan peruntukan yang diluluskan tidak dibelanjakan. Kawalan perbelanjaan yang kurang efektif turut menyebabkan perbelanjaan yang dilakukan tidak selaras dengan kelulusan-kelulusan yang diberi. Perbelanjaan tidak mematuhi tatacara perolehan, bil-bil tidak dijelaskan dalam tempoh masa 30 hari dari tarikh diterima dan baucar-baucar pembayaran tidak disokong dengan butir-butir lengkap.

2.2.2 Tatacara Pengurusan Perakaunan tidak dipatuhi dengan sepenuhnya menyebabkan buku vot tidak diselenggarakan dan dikemaskini dengan lengkap dan kemaskini, penyata perbelanjaan bulanan tidak dikemaskinikan, penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci dari sistem Kewangan (SKEW) tidak disediakan dan penyata-penyata SKEW tidak disemak dan disahkan. Penyerahan Penyata Kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran bagi Akaun Amanah dan Penyata Baki Perseorangan Akaun Deposit juga tidak memenuhi keperluan pengauditan. Dokumen-dokumen berkaitan dengan Akaun Amanah seperti Sijil Pengesahan Baki, Senarai Baki Perseorangan dan Penyata Penyesuaian tidak dikemukakan untuk pengauditan. Daftar Pendahuluan Diri/Pelbagai dan Akaun-akaun Panjar juga tidak diselenggara dengan baik. Sijil Pengesahan Baki Panjar, Sijil Pengesahan Baki Bank dan Penyata Penyesuaian bagi Akaun Panjar lewat dikemukakan untuk pengauditan.

2.2.3 Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil dimana kelemahan penyeliaan dan pengawasan menyebabkan beberapa peraturan pungutan hasil tidak dipatuhi. Contohnya pemeriksaan mengejut ke atas peti besi/peti wang tidak dilakukan, semakan harian tidak dibuat oleh pegawai penyelia untuk menentukan ketepatan catatan dalam Daftar Mel, Buku Tunai dan Daftar Simpanan Selamat, resit-resit lewat dicatatkan dalam buku tunai dan sebagainya.

2.3 Salah satu daripada punca masalah ialah kurangnya penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal kewangan dan akaun. Secara amnya, ini menyebabkan kurangnya penyeliaan dan pengawasan ke atas pegawai dan kakitangan. Penubuhan Jawatankuasa ini akan membantu Pihak Universiti dan Pengurus Bahagian memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun.

3.0 PENUBUHAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN UNIVERSITI MENGGANTIKAN JAWATANKUASA KHAS KEWANGAN SEDIA ADA

3.1 Jawatankuasa ini yang dipengerusikan oleh Rektor untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar serta menepati kehendak Pekeliling kewangan yang dikuatkuasa oleh Universiti.

3.2 Bidang tugas Jawatankuasa meliputi semua aspek pengurusan perbelanjaan (mengurus dan pembangunan) dan lain-lain termasuk diperingkat Pusat Tanggungjawab.

4.0 PENERAPAN FUNGSI JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN PERINGKAT PTJ DALAM JAWATANKUASA PENGURUSAN PERINGKAT PTJ SEDIA ADA

4.1 Perluasan skop tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan PTJ yang dipengerusikan oleh Pengurus Bahagian akan membantu Rektor untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Pekeliling kewangan yang dikuatkuasa oleh Universiti.

4.2 Bidang tugas Jawatankuasa meliputi semua aspek pengurusan perbelanjaan (mengurus dan pembangunan),pengurusan perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar,Pendahuluan Diri/Pelbagai dan Kumpulan WangAmanah/Akaun Amanah/ Akaun Deposit), pengurusan pungutan dan tunggakan hasil, penyediaan dan teguran-teguran audit, laporan Unit Audit Dalam dan perancangan latihan untuk pegawai serta kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun. Disamping itu, Laporan Suku Tahun Perbelanjaan, Laporan Pemantauan Perolehan, Laporan Anggaran Tunai Mengurus, Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga PTJ, Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Universiti, Perjanjian Program PTJ (dibuat suku tahun) dan Jawatankuasa Perolehan Universiti serta Laporan Projek yang menggunakan Peruntukan Pembangunan akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Senarai semakan bidang tugas adalah seperti Lampiran A.

4.3 Kekerapan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan di peringkat PTJ hendaklah diadakan tiap-tiap bulan atau sekurang-kurangnya dua bulan sekali. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu Jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan perakaunan dengan lebih berkesan.

4.4 Permohonan mengenai pindahan/ tambahan peruntukan perlu dibincang dan diluluskan didalam Mesyuarat tersebut dan salinan minit hendaklah dikemukakan ke Pejabat Bendahari semasa permohonan dibuat.

4.5 Salinan minit mesyuarat berkaitan hal- hal kewangan PTJ perlu disalinkan kepada urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun peringkat Universiti di Pejabat Bendahari seminggu selepas mesyuarat pengurusan di peringkat pengurusan diadakan.

5.0 Kuatkuasa Pekeliling

Surat Pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Yang benar,

HJ. ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Bendahari

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

( (4536007

s.k	-	Rektor
	-	Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)
	-	Timbalan Rektor (Akademik)
	-	Ketua Audit Dalam

Lampiran A

SENARAI SEMAKAN JAWATANKUASA PENGURUSANKEWANGAN DAN AKAUN

Senarai ini mengandungi perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Jawatankuasa Kewangan dan Akaun Universiti dan Jawatankuasa Pengurusan PTJ.

1. Pengurusan Perbelanjaan (Mengurus dan Pembangunan)

a) Meneliti Penyata Perbelanjaan bulanan Universiti/Pusat Tanggungjawab;

b) Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Universiti/Pusat Tanggungjawab dan mengesan kekurangan/kelebihan peruntukan;

c) Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus) yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling mengenai Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yangditetapkan;

d) Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan secara agihan semula dan pindah peruntukan;

e) Menentukan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi;

f) Menentukan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan;

g) Meneliti dan menyokong/ meluluskan permohonan peruntukan tambahan PTJ.

h) Menentukan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan;

i) Menentukan semua bil dibayar dalam tempoh satu bulan;

j) Menentukan semua bil disokong dengan butir-butir lengkap.

k) Memastikan Laporan Suku Tahun Perbelanjaan, Laporan Pemantauan Perolehan, Laporan Anggaran Tunai Mengurus, Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga PTJ, Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Universiti, Perjanjian Program PTJ (dibuat suku tahun) dan Jawatankuasa Perolehan Universiti.

l) Pihak Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina menyediakan Laporan Projek menggunakan Peruntukan Pembangunan

2. Pengurusan Perakaunan

a) Menentukan dasar-dasar perakauan yang boleh diterimapakai oleh Universiti berseuaian dengan kehendak piawaian MASB.

b) Menentukan buku vot mengurus, pembangunan dan amanah diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini;

c) Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci Universiti/ PTJ dibuat tiap-tiap bulan;

d) Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan;

e) Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan dan Peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan;

ii. Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pemegang panjar (kecuali Panjar Wang Runcit) dan baki mengikut penyata Bendahari/Bank disediakan tiap-tiap bulan; dan

iii. Sijil Perakuan Panjar dan dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit;

f) Menentukan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran bagi Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit;

ii. Penyata Penyesuaian Baki mengikut rekod Pegawai Pengawal dengan baki mengikut Bendahari /Bank disediakan tiap-tiap bulan;

iii. Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah disediakan/dikemaskini dan dikemukakan untuk diaudit;

iv. Tindakan yang sesuai diambil ke atas akaun-akaun yang tidak bergerak; dan

v. Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa.

g) Pendahuluan Diri/Pelbagai:

i. Catatan pada daftar dikemaskinikan;

ii. Senarai pegawai yang lewat membayar balik pendahuluan disediakan; dan

iii. Tindakan mengutip balik/potongan gaji di-laksanakan.

3. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil

a) Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil;

b) Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera;

c) Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan dengan selamat;

d) Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya;

e) Mengkaji semula kadar-kadar bayaran dari masa ke semasa supaya munasabah dan berpatutan;

f) Mengambil tindakan untuk mengutip hasil dengan segera;

g) Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa terkawal.

5. Pertanyaan Audit

a) Menyelenggarakan satu rekod bagi semua pertanyaan audit yang

diterima;

b) Menentukan semua teguran audit diberi perhatian dan tindakan

sewajarnya diambil untuk mengatasi masalah-masalah yang

dibangkitkan; dan

c) Menentukan maklumbalas/ulasan diberi kepada pihak berkuasa.

6. Laporan Unit Audit Dalam

a) Meneliti laporan Unit Audit Dalam;

b) Mempertimbangkan serta melaksanakan syor-syor untuk mengatasi masalah yang dibangkitkan.

7. Latihan

a) Meneliti keperluan latihan bagi pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun;

b) Membuat perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan; dan

c) Menyimpan rekod-rekod latihan pegawai dan kakitangan.