PEJABAT BENDAHARI

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

 

KUiTTHO.(PB)10.12/03.Jld.2( 96 )                            Tarikh: 16 hb November 2001

 

SURAT PEKELILING BENDAHARI BILANGAN   6/ 2001

 

PENYEDIAAN DATA HARTA KUiTTHO TAHUN 2001

 

Semua Pengurus Bahagian

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

 

Y. Bhg. Prof./Saudara,

 

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas.

 

Sukacita dimaklumkan bahawa penyediaan data harta bagi tahun 2001 adalah tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Harta(Harta Tetap/Inventori/Stok) Pusat Tanggongjawab (PTJ) yang daripada :-

 

a. Pengurus Bahagian (Pengerusi)

b. Sekurang-kurang 3 orang yang dilantik

 

Fungsi Jawatankuasa Pengurusan Harta(Harta Tetap/Inventori/Stok) Tanggongjawab (PTJ) adalah seperti dilampirkan.

 

Semua PTJ diminta memberi perhatian kepada perkara berikut

 

1.0              TANGGUNGJAWAB PENGURUS BAHAGIAN / AJK PENGURUSAN

HARTA

 

1.1              Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan harta supaya ianya berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan Bab 2- Kehilangan & Hapuskira dan:pekeliling bendahari bil 7/2001(Penerangan tatacara pengurusan harta tetap, inventori dan stok; Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn), bil 8/2001(Penerangan tatacara pelupusan harta tetap, inventori dan stok di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn), bil 9/2001(Penerangan tatacara menguruskan kehilangan di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn) dan bil 13/2001(Penerangan tatacara penerimaan hadiah / derma di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn).

 

1.2              Memastikan harta awam diuruskan mengikut peraturan-peraturan dan aspek-aspek pengurusan harta yang ditetapkan. Sebarang perlanggaran peraturan atau kecuaian boleh di bawa kepada Jawatankuasa Tatatertib untuk tindakan (surcharge).

1.3              Memastikan semua harta/ Inventori/ stok diselenggarakan dengan baik.

 

1.4              Mengenalpasti kelemahan-kelemahan dan masalah-masalah yang dihadapi oleh sistem pengurusan harta supaya berfungsi secara berkesan.

 

1.5              Mengaturkan supaya semua harta/ inventori/ stock diperiksa dengan daftar-daftar dan rekod-rekod berkaitan dari masa ke semasa tetapi tidak kurang daripada sekali dalam masa setahun.

 

1.6              Menentukan verifikasi harta, pemeriksaan harta dan pengiraan stok tahunan dilakukan.

 

1.7              Memastikan bahawa proses keusangan harta awam tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan hendaklah disegerakan supaya tidak timbul masalah kesesakan diruang simpanan.

 

1.8              Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan kerajaan mengikut aturcara yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1980 supaya kenderaan-kenderaan kerajaan tidak disalahgunakan.

 

2.0       PELAN TINDAKAN

 

2.1          Semua PTJ diminta mengambil tindakan untuk mempastikan bahawa kesemua Aset Tetap yang dibeli dan diperolehi dapat direkodkan serta dilekatkan nombor pendaftarannya dan tanda HAK MILIK KUiTTHO.

 

3.0       PERLAKSANAAN PELAN TINDAKAN

 

3.1              Menyemak senarai yang diterima dari Pej. Bendahari dengan rekod Harta (KEW 312) di Fakulti/Bahagian samada wujud perbezaan atau tidak.

 

3.2              Perbaiki Rekod Harta di PTJ  sekiranya tidak lengkap.

 

3.3              Sekiranya senarai yang diterima dari Pej. Bendahari tidak lengkap maka buat pertambahan berdasarkan semakkan sebenar dilokasi.

 

3.4              Buat lawatan tapak bagi setiap lokasi dan lengkapkan Senarai A (Harta Tetap yang dibeli selepas tahun 1993), Senarai B (Harta Tetap yang dibeli sebelum tahun 1994) dan Senarai C (senarai semua inventori yang wujud disesebuah lokasi). Contoh format senarai A, B & C seperti dilampirkan.

 

3.5              Perlu dipastikan bahawa setiap harta (Harta Tetap dan Inventori) yang wujud telah dimasukkan ke dalam salah satu daripada tiga senarai (A, B dan C) di atas tanpa mengira fakulti/bahagian yang membuat pembelian.

 

 

3.6              Bagi memudahkan kerja-kerja pemeriksaan, senarai Harta Tetap Fakulti/Bahagian diasingkan mengikut tahun seperti berikut:-

a) Alatan dari vote mengurus, pembangunan, tabung, perundingan dan    pusat kecemerlangan.

b) Perabot dari vote mengurus, pembangunan, tabung, perundingan dan pusat kecemerlangan

c) Alatan vote Penyelidikan (PPPB/ RMC UTM)

d) Perabot vote Penyelidikan (PPPB/ RMC UTM)

e) Alatan dan Perabot Didermakan

 

3.7              Keseluruhan Inventori disediakan dalam senarai berasingan mengikut penjenisan Alatan, Perabot dan Perisian.

 

3.8               Tandakan setiap harta dengan sticker yang dibekalkan dan nyatakan juga  ia tergolong di Senarai A, B atau C.

 

3.9              Penentuan Kategori Harta Tetap dan Inventori  untuk keseluruhan harta adalah berdasar Pekeliling Bendahari Bil. 7/2001(Penerangan tatacara pengurusan harta tetap, inventori dan stok; Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn).

 

3.10          Kemaskini kesemua Senarai A, B dan C dengan maklumat terkini yang lengkap dengan mempastikan bahawa setiap harta yang wujud di Fakulti/Bahagian masing-masing telahpun dimasukkan ke dalam salah satu daripada tiga senarai di atas.

 

3.11          Serahkan kesemua Senarai A, B dan C yang telah lengkap ke Pejabat Bendahari dalam bentuk Hardcopy dan Softcopy (data dalam bentuk Ms-Excel).

 

3.12          Secara keseluruhan semua PTJ bertanggungjawab bagi :-

 

a)      Mengemaskinikan senarai harta bagi tahun 1994-2001 (mengambilkira senarai Induk yang dibekalkan oleh Pej. Bendahari) dan mempastikan kewujudan KEW 312 bagi semua Harta Tetap.

b)      Menyenaraikan semula harta bagi tahun 1993 ke bawah (PBP & PLSP) dan mempastikan kewujudan KEW 312 bagi setiap harta tetap berkenaan.

c)      Menyediakan senarai inventori dan rekod KEW 313 bagi semua inventori yang wujud di fakulti/bahagian

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.0        PENENTUAN LOKASI HARTA DAN PTJ YANG

            BERTANGGUNGJAWAB

 

4.1        Setiap PTJ bertanggungjawab terhadap harta/ inventori/ stok dilokasi  

            seperti berikut:-

 

Lokasi

Tanggungjawab

Dewan Kuliah & Bilik kuliah

 

-Pej.Pengurusan  Akademik

Dewan Gunasama Rumah

Tamu/Kakitangan/Kantin/DewanSukan

 

-Pej. Pembangunan & Pengurusan Hartabina

Pejabat am Fakulti/ Makmal/Bengkel

 

-Fakulti/Jabatan berkenaan

Pej.MPM

 

-Pejabat HEP

Masjid 

 

- Pejabat HEP/ Pusat Islam

Kafeteria         

- Pejabat HEP/ Pej.Desasiswa

 

Pejabat Pentadbiran PTJ yang lain

 

-PTJ  Berkenaan

 

Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa pada tarikh ia diedarkan.

 

 

Sekian , terima kasih. Wassalam.

 

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

 

Yang Benar.

 

 

 

ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Pemangku Bendahari

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

Samb. 6007

 

s.k.       Rektor

Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)

Timbalan Rektor (Akademik)

Pendaftar

Ketua Audit Dalam